Prácticamente todas las empresas disponen en sus ordenadores de una de las herramientas mas conocidas y usadas en la actualidad, como es el programa informático Excel de Microsoft Office.
Pero en muchas ocasiones este potente recurso informático esta altamente infrautilizado.
Las aplicaciones de Excel, o en general de las hojas de cálculo, en la empresa son muchas y no siempre utilizadas. Para contrarrestar esta situación te explico a continuación una serie de acciones que Excel te permite realizar y la aplicación de dichas acciones en la empresa.
Con estos procesos lograrás una mayor eficacia y conseguirás ahorro de tiempo e incremento de productividad.
Estas aplicaciones de Excel en la empresa son:
- Subtotales.
- Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos.
- Solver.
- Escenarios.
- Macros.
- Importar.
- Exportar.
Subtotales:
Con esta acción Excel te permite realizar un análisis de los datos de forma rápida realizando agrupaciones. Supongamos que dispones de un listado en formato Excel en donde se refleja la información sobre las ventas.
Dicha información se organiza en varias columnas con los siguientes epígrafes: Fecha, Cliente e Importe.
Quieres conocer el total de ventas de cada cliente en el mes dado, para ello basta con emplear la herramienta Subtotales dentro del menú Datos, tanto en Excel 2010 como en versiones anteriores.
Obtendrás la ordenación agrupando por totales las ventas realizadas a cada cliente, además en un tiempo mínimo y con una absoluta fidelidad de los datos obtenidos.
Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.
Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos:
Las tablas dinámicas te sirven para realizar análisis de datos aún más específicos que los proporcionados por la herramienta Subtotales. Se denominan dinámicas porque el informe obtenido con ellas se puede transformar con facilidad en otro en función del criterio que elijas, todo a base de unos pocos clicks y del arrastre del ratón.
Esta herramienta la encontrarás en la versión 2003 de Excel dentro de Datos, Informe de tablas y gráficos dinámicos (Excel 2010 y 2007 en Insertar, Tabla dinámica), se abre un asistente que te indica distintas posibilidades acerca de donde están los datos a usar en la tabla, si la quieres en una hoja aparte, diseño, ayuda, etc.
Al pulsar Finalizar se abre en una nueva hoja de cálculo una tabla en blanco con una ventana llamada Lista de campos de tabla dinámica. En fila, columna y en la parte central de la tabla colocamos los criterios que necesitas para tu informe pinchando en el campo que quieras y llevándolo arrastrando con el ratón y soltando en el área de la tabla.
Si al abrirse el asistente en vez de elegir tabla dinámica eliges Gráfico dinámico se abre una hoja con un gráfico en blanco que elaborarás de la misma manera que he comentado para la tabla dinámica y como resultado obtendrás un grafico que aúna la información indicada.
Para aprender a realizar tablas dinámicas en hojas de cálculo About en español.
Solver:
Con esta aplicación de Excel se realizan los cálculos para la resolución de problemas de programación lineal, en donde a partir de una función lineal a optimizar (encontrar el máximo o mínimo) y cuyas variables están sujetas a unas restricciones expresadas como inecuaciones lineales, el fin es obtener valores óptimos bien sean máximos o mínimos.
Se trata de problemas económicos del siguiente tipo: Una empresa fabrica dos artículos que reportan respectivamente un beneficio unitario, que es el que tratamos de maximizar, si bien la empresa ha de tener en cuenta las restricciones dadas por la cantidad de materia prima y la mano de obra no pudiendo sobrepasar determinadas cantidades, la empresa quiere conocer la cantidad que tiene que producir de cada articulo para lograr la maximización del beneficio.
En Excel 2010 y 2007 vamos a: Datos, Herramientas de datos y en Excel 2003 a Herramientas, Solver y tras especificar los parámetros Solver en la ventana que aparece obtendras la cantidad fabricada que lleva a la maximización del beneficio.
Nota: A veces el complemento Solver no esta cargado en el programa Excel, según haya sido la configuración elegida al instalar inicialmente, para activarlo tendras que hacerlo desde el CD de instalación de Office o desde la pagina Web de Microsoft.
En el siguiente artículo puedes aprender sobre las siguientes aplicaciones Excel en la empresa: Parte II, Escenarios, Macros, Importar, Exportar.
En este post vas a aprender sobre diferentes aspectos imprescindible a dominar de Excel relacionado con la actividad de los profesionales de la contabilidad.
Si estas pensando en realizar un curso Excel de estas características o bien eres autodidacta y quieres prepararte y mejorar tu uso del programa de hojas de calculo Excel, puedes seguir el siguiente esquema para hacerte una idea acerca de las herramientas que has de dominar.
Aqui puedes ver una primera aproximación de lo que vas a leer en el articulo que más abajo te desarrollo con mayor detalle es la siguiente:
- Tema 1: Tratamiento de datos.
- Tema 2: Empleo de funciones en el área contable.
- Tema 3: Apoyo en la hoja Excel para cálculos contables.
- Tema 4: Gráficos panel de control o dashboard sencillos.
- Tema 5: Excel seguridad hojas y Macros para automatización de tareas.
Tema 1: Tratamiento de datos.
Herramientas de Excel para el tratamiento de datos contables de la empresa.
1.1 Tratamiento de datos:
- Filtros.
- Filtros avanzados.
- Esquemas.
- Subtotales.
1.2 Importación de datos de otras fuentes de información, por ejemplo el programa de contabilidad o los extractos bancarios.
1.3 Informes: presentación intuitiva y fácil de los datos en una hoja de cálculo: Autosumay resto de cálculos rápidos.
1.4 Tablas dinámicas: Creación, formato, actualización de datos, cálculos.
Gráficos dinámicos.
Analiza con representaciones gráficas los datos similar a las tablas.
Tema 2: Empleo de funciones en el área contable.
Conoce las funciones de Excel que te sirven para manejar y obtener informacion de los datos de tu contabilidad.
2.1 Uso de funciones numéricas para el tratamiento de cantidades: ENTERO, REDONDEAR Y TRUNCAR.
Aprende diferentes formas de quitar los valores decimales de tus datos numéricos.
2.2 Formatos: personalizados.Copiar formatos, opciones de autorelleno, pegado especial, trasponer.
2.3 Formato condicional: Resalta los datos que necesites, para destacar la importancia de determinada información.
2.4 Funciones lógicas: SI, Y, O. Uso combinado de dichas funciones para obtener valores en función de ciertas condiciones que indiques.
Tema 3: Apoyo en la hoja Excel para cálculos contables.
3.1 Amortización lineal de inmovilizado. Crear libro Excel para calculo de las amortizaciones contables.
3.2 Préstamo. Conocer las fórmulas para calcular diferentes parámetros de estos instrumentos financieros.
3.3 VAN y TIR. Calcula con las funciones Excel los valores de una inversión.
3.4 Tesorería. Usa la hoja de calculo para llevar el control de pagos y cobros de caja y bancos.
3.5 Análisis de balances y ratios. Analiza la informacion que obtienes de tu programa de contabilidad con Excel.
3.6 Escenarios. Realiza simulaciones de situaciones diversas.
Tema 4: Gráficos panel de control o dashboard sencillos.
Aprende a representar graficamente los datos de la empresa de manera que se muestre en un solo documento muy visual los datos mas significativos de la misma.
Para ello has de crear lo que se conoce como panel de control o en ingles Dashboard ( también puedes encontrar que a veces se denomina Cuadro de mandos).
Tema 5: Excel seguridad hojas y Macros para automatización de tareas.
5.1 Protección de los diferentes elementos de la hoja de cálculo. Protege tus libros, o bien las hojas o directamente las celdas para que no se escriban datos.
5.2 Evita la realización de tareas repetitivas: Aprende a usar Macros automáticas.
Así que no lo dudes ni un minuto más y empieza ya, complementa tu formación en Microsoft Excel aplicado al departamento contable, con algo de constancia no es nada difícil y en poco tiempo ves los resultados.
Ganarás en prestaciones y aumentarás tu productividad y tu nivel de Excel.
Puedes enviarme tus comentarios y sugerencias por email o a través de las redes sociales, desde FACEBOOK – TWITTER – LINKEDIN.
En este post vas a aprender sobre diferentes aspectos imprescindible a dominar de Excel relacionado con la actividad de los profesionales de la contabilidad.
Si estas pensando en realizar un curso Excel de estas características o bien eres autodidacta y quieres prepararte y mejorar tu uso del programa de hojas de calculo Excel, puedes seguir el siguiente esquema para hacerte una idea acerca de las herramientas que has de dominar.
Aqui puedes ver una primera aproximación de lo que vas a leer en el articulo que más abajo te desarrollo con mayor detalle es la siguiente:
- Tema 1: Tratamiento de datos.
- Tema 2: Empleo de funciones en el área contable.
- Tema 3: Apoyo en la hoja Excel para cálculos contables.
- Tema 4: Gráficos panel de control o dashboard sencillos.
- Tema 5: Excel seguridad hojas y Macros para automatización de tareas.
Tema 1: Tratamiento de datos.
Herramientas de Excel para el tratamiento de datos contables de la empresa.
1.1 Tratamiento de datos:
- Filtros.
- Filtros avanzados.
- Esquemas.
- Subtotales.
1.2 Importación de datos de otras fuentes de información, por ejemplo el programa de contabilidad o los extractos bancarios.
1.3 Informes: presentación intuitiva y fácil de los datos en una hoja de cálculo: Autosumay resto de cálculos rápidos.
1.4 Tablas dinámicas: Creación, formato, actualización de datos, cálculos.
Gráficos dinámicos.
Analiza con representaciones gráficas los datos similar a las tablas.
Tema 2: Empleo de funciones en el área contable.
Conoce las funciones de Excel que te sirven para manejar y obtener informacion de los datos de tu contabilidad.
2.1 Uso de funciones numéricas para el tratamiento de cantidades: ENTERO, REDONDEAR Y TRUNCAR.
Aprende diferentes formas de quitar los valores decimales de tus datos numéricos.
2.2 Formatos: personalizados.Copiar formatos, opciones de autorelleno, pegado especial, trasponer.
2.3 Formato condicional: Resalta los datos que necesites, para destacar la importancia de determinada información.
2.4 Funciones lógicas: SI, Y, O. Uso combinado de dichas funciones para obtener valores en función de ciertas condiciones que indiques.
Tema 3: Apoyo en la hoja Excel para cálculos contables.
3.1 Amortización lineal de inmovilizado. Crear libro Excel para calculo de las amortizaciones contables.
3.2 Préstamo. Conocer las fórmulas para calcular diferentes parámetros de estos instrumentos financieros.
3.3 VAN y TIR. Calcula con las funciones Excel los valores de una inversión.
3.4 Tesorería. Usa la hoja de calculo para llevar el control de pagos y cobros de caja y bancos.
3.5 Análisis de balances y ratios. Analiza la informacion que obtienes de tu programa de contabilidad con Excel.
3.6 Escenarios. Realiza simulaciones de situaciones diversas.
Tema 4: Gráficos panel de control o dashboard sencillos.
Aprende a representar graficamente los datos de la empresa de manera que se muestre en un solo documento muy visual los datos mas significativos de la misma.
Para ello has de crear lo que se conoce como panel de control o en ingles Dashboard ( también puedes encontrar que a veces se denomina Cuadro de mandos).
Tema 5: Excel seguridad hojas y Macros para automatización de tareas.
5.1 Protección de los diferentes elementos de la hoja de cálculo. Protege tus libros, o bien las hojas o directamente las celdas para que no se escriban datos.
5.2 Evita la realización de tareas repetitivas: Aprende a usar Macros automáticas.
Así que no lo dudes ni un minuto más y empieza ya, complementa tu formación en Microsoft Excel aplicado al departamento contable, con algo de constancia no es nada difícil y en poco tiempo ves los resultados.
Ganarás en prestaciones y aumentarás tu productividad y tu nivel de Excel.
El programa de hojas de cálculo Excelcontiene multitud de herramientas y utilidades para aplicar tanto en el ámbito domestico como en el profesional.
Dentro del campo del trabajo y en concreto en los departamentos de contabilidad puedes aplicar tus conocimientos de Excel y de otras hojas electrónicas para hacer mejor y más productivo tu trabajo.
Así a continuación te comento 7 acciones a realizar para aplicar Excel a contabilidad:
- Realizar una hoja con las cuentas T.
- Usar la función BuscarV.
- Elaborar informes a través de las plantillas.
- Realizar Tablas dinámicas y también gráficos.
- Funciones lógicas para comprobar valores.
- Crear un Dashboard o panel de control.
- Importar datos desde tu programa de contabilidad.
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/CuentasT-597ba12a3df78cbb7a258566.png)
Continúa al 2 de 7 artículos.
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/BUSCARV-597ba1155f9b58928bd9ad8f.JPG)
Continúa al 3 de 7 artículos.
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/Excel_Microsoft_Office_Plantillas-597ba1343df78cbb7a2585a1.JPG)
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/Tabladinamica4-597ba1323df78cbb7a25859c.JPG)
Continúa al 5 de 7 artículos.
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/Logicas-avanzadas-597ba10f5f9b58928bd9ad56.JPG)
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/Panel_Control_result-597ba12e3df78cbb7a258596.JPG)
BraudicomputadoraMybusiness 
Debe estar conectado para enviar un comentario.